Datenschutz in Fitnessstudios und bei Trainern

Personenbezogene Daten sicher verarbeitet

Gerade in Fitnessstudios und bei Trainern werden unterschiedlichste personenbezogene Daten von Betroffenen verarbeitet. Nicht selten werden hier auch Gesundheitsdaten verarbeitet. Daher muss auf den Datenschutz ein ganz besonderer Blick geworfen werden.

Dabei ist nicht nur der Datenschutz bei den digital verarbeiteten Daten zu beachten, oft werden Daten, wie Trainingspläne noch manuell erstellt und aufbewahrt.

Von der Online-Buchung bis zur individuellen Trainingsauswertung werden zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet. Für Unternehmen jeder Größe ist es daher essenziell, den Datenschutz gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) professionell umzusetzen.

Welche personenbezogenen Daten werden im Fitnessstudio verarbeitet?

Bereits bei der Anmeldung eines neuen Mitglieds werden personenbezogene Daten erhoben: Name, Adresse, Geburtsdatum, Kontaktdaten und Bankverbindung. Hinzu kommen häufig Gesundheitsdaten wie Gewicht, Trainingsziele, eventuelle Vorerkrankungen oder individuelle Trainingspläne. Diese zählen u.U. zu den personenbezogenen Daten besonderer Kategorien, die besonders zu schützen sind. Auch die Nutzung von Zutrittssystemen, Videoüberwachung oder Fitness-Apps führt zur Verarbeitung weiterer personenbezogener Daten.

Bei der Erfassung der unterschiedlichen personenbezogenen Daten gilt es vor allem, auf die Datenminimierung und die Zweckbindung zu achten.

BLOG-TIPP: WIE UND WO MÜSSEN INFORMATIONSPFLICHTEN UMGESETZT WERDEN?

Rechtliche Grundlage: Wann ist die Datenverarbeitung erlaubt?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Fitnessstudio ist grundsätzlich nur erlaubt, wenn eine Rechtsgrundlage vorliegt. Meist handelt es sich um:

• Vertragserfüllung: Für die Mitgliedschaft und die Erbringung von Trainingsleistungen ist die Verarbeitung notwendig.
• Einwilligung: Für Gesundheitsdaten (z. B. Trainingsdokumentation, Körperanalysen) ist eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich.
• rechtliche Verpflichtung: Zum Beispiel bei der Aufbewahrung von Rechnungsdaten für steuerliche Zwecke.

Zentrale Datenschutz-Maßnahmen für Fitnessstudios und Personal Trainer

Es müssen die Informationspflichten erfüllt werden. Mitglieder und Kunden müssen transparent darüber informiert werden, welche Daten zu welchem Zweck verarbeitet werden. Dies erfolgt idealerweise in einer leicht verständlichen Datenschutzerklärung, die beim Vertragsabschluss zur Verfügung steht.

Einwilligungen korrekt einholen

Wenn keine gesetzliche Grundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Betroffenen vorliegt und daher eine Einwilligung eingeholt werden muss, sollte diese schriftlich dokumentiert werden.

Zugriffsbeschränkungen und Datensicherheit

Nur autorisierte Personen (z. B. Trainer, Verwaltung) dürfen Zugriff auf personenbezogene Daten haben. Technische Maßnahmen wie passwortgeschützte Systeme und verschlüsselte Datenübertragung sind Pflicht. Auch physische Unterlagen müssen sicher verwahrt werden (z. B. abschließbare Schränke). Vermeiden Sie frei zugängliche Trainingspläne mit personenbezogenen Daten, insbesondere mit personenbezogenen Daten besonderer Kategorien.

Aufbewahrung und Löschung

Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck notwendig ist. Nach Beendigung der Mitgliedschaft müssen Daten, die nicht gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, zeitnah gelöscht werden. Für steuerrelevante Unterlagen gilt meist eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren.

Auftragsverarbeitung regeln – Mitarbeiter schulen

Werden externe Dienstleister (z. B. Softwareanbieter, Abrechnungsdienste) eingesetzt, ist ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) erforderlich.

Alle Mitarbeitenden, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, sollten regelmäßig zum Thema Datenschutz geschult werden.

BLOG-TIPP: DATENSCHUTZ-MITARBEITERSCHULUNGEN FÜR UNTERNEHMEN UND ORGANISATIONEN

Besondere Kategorien personenbezogener Daten: Gesundheitsdaten im Fokus

Im Fitnessstudio und beim Personal Training spielen Gesundheitsdaten eine zentrale Rolle – etwa bei der Erstellung individueller Trainingspläne, der Dokumentation von Fortschritten oder der Erhebung von Angaben zu Vorerkrankungen und Verletzungen. Diese Informationen zählen zu den „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“ und unterliegen daher besonders strengen Schutzanforderungen.

BLOG-TIPP: PERSONENBEZOGENE DATEN BESONDERER KATEGORIEN IM DATENSCHUTZ

Was sind Gesundheitsdaten?

Gesundheitsdaten umfassen alle Informationen, die sich auf den körperlichen oder geistigen Gesundheitszustand einer Person beziehen. Dazu können u.a. gehören:

• Angaben zu Krankheiten oder Vorerkrankungen
• Trainings- und Ernährungspläne, die auf gesundheitlichen Bedürfnissen basieren
• Ergebnisse von Körperanalysen (z. B. BMI, Blutdruck, Körperfettanteil)
• Dokumentationen zu Verletzungen oder Rehabilitationsmaßnahmen

Wichtige Grundsätze bei der Verarbeitung von Gesundheitsdaten

• Einwilligung: Für die Verarbeitung von Gesundheitsdaten ist grundsätzlich eine ausdrückliche, freiwillige und informierte Einwilligung der betroffenen Person erforderlich. Diese Einwilligung muss dokumentiert und jederzeit widerrufbar sein.
• Zweckbindung und Datenminimierung: Gesundheitsdaten dürfen nur für den konkret vereinbarten Zweck verarbeitet werden – beispielsweise zur Trainingsbetreuung oder Gesundheitsberatung. Es gilt: So wenig Daten wie möglich, so viel wie nötig. Nicht benötigte Gesundheitsdaten dürfen nicht erhoben oder gespeichert werden.
• Besondere Sicherheitsmaßnahmen: Gesundheitsdaten sind besonders schützenswert und müssen durch technische und organisatorische Maßnahmen gesichert werden.

Der Umgang mit Gesundheitsdaten erfordert ein hohes Maß an Sensibilität und Sorgfalt. Verantwortliche sollten klare Prozesse etablieren, um die Einhaltung aller datenschutzrechtlichen Vorgaben sicherzustellen.

Datenschutz im Alltag: Worauf Verantwortliche achten sollten

Zutrittskontrollen dürfen nur die erforderlichen Daten erfassen und speichern. Die Speicherung von Anwesenheitszeiten sollte auf das notwendige Maß beschränkt werden. Gesundheitsdaten dürfen nur mit Einwilligung verarbeitet und müssen besonders geschützt werden.

E-Mails mit sensiblen Daten sollten verschlüsselt versendet werden. Keine sensiblen Informationen über unsichere Kanäle (z. B. WhatsApp).

Videoüberwachung ist nur in Ausnahmefällen zulässig und muss klar gekennzeichnet sein. Aufnahmen dürfen nicht länger als notwendig gespeichert werden.

Um den Datenschutz sicher umzusetzen, sollten Betreiber von Fitnessstudios und Trainer die Verarbeitung von personenbezogenen Daten besonders beachten.

Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Wir betreuen Mandanten bundesweit. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot. Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.