Grundlagen im Datenschutz: Wo können Daten überall verarbeitet werden?

Um Datenschutz sicher zu stellen, sollten alle Verarbeitungen berücksichtigt werden

Unternehmen und Organisationen müssen, wenn sie personenbezogene Daten verarbeiten, unabhängig von Größe und Branche, den Datenschutz einhalten. Dazu gehört, dass die Verarbeitung entsprechend sicher ist, personenbezogene Daten sicher geschützt werden und vieles mehr.

Wenn Verantwortliche also einen Datenschutz sicherstellen wollen, der solide aufgestellt und sicher umgesetzt werden kann, dann sollten diese auch genau wissen und prüfen, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dabei dürfen auch versteckte Speicherplätze oder Verarbeitungen nicht übersehen werden.

Bestandsaufnahmen für effektiven Datenschutz

Eine umfassende Bestandsaufnahme im Datenschutz führt dabei nicht nur zu einem sicheren Datenschutz ohne böse Überraschungen, sondern macht den Datenschutz auch deutlich effektiver. Sichtbare Verarbeitung von personenbezogenen Daten zeigt dabei auch die nötigen Prozesse auf, welche geschützt werden müssen und zeigt auch auf, ob die Richtlinien im Datenschutz effektiv umgesetzt werden.

Fortlaufende Aktualisierung des Datenschutzes

Nach der Bestandsaufnahme sollte eine kontinuierliche Aktualisierung erfolgen. Das bedeutet es sollte regelmäßig überprüft werden, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dabei spielt es auch eine große Rolle, welche Daten eventuell in andere Prozesse einfließen oder weitergegeben werden müssen.

Dabei sollte geprüft werden, wo personenbezogene Daten zum Beispiel als Datenleichen aufzufinden sein können. Auch mögliche Verarbeitungen von personenbezogenen Daten, die unbemerkt bleiben könnte, sollten dabei in Betracht bezogenen werden. Verantwortliche sollten dabei zum Beispiel hinterfragen, ob Mitarbeiter Daten zwischenspeichern können und diese Verarbeitung nicht erfasst wurde usw.

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Erfassen von Prozessen und Löschkonzepte

Nach der Bestandsaufnahme aller Prozesse, gehören auch die Löschfristen zu wichtigen Maßnahmen. Um sicher umsetzen zu können, dass Löschfristen umgesetzt werden können, muss eben auch gewusst werden, wo die personenbezogenen Daten überall gespeichert und verarbeitet werden.

Eine Bestandsaufnahme mit der entsprechenden Aktualisierung lohnt sich also für alle Prozesse im Datenschutz, aber auch darüber hinaus. Sie bildet eine unverzichtbare Grundlage für den Datenschutz.

Beispiele für Datenverarbeitungen

Personenbezogene Daten werden in nahezu allen Bereichen von Unternehmen, Organisationen, Schulen und Vereinen verarbeitet – oft ohne dass dies auf den ersten Blick ersichtlich ist. Die Verarbeitung erfolgt sowohl digital als auch in Papierform und umfasst zahlreiche alltägliche Abläufe.

In der Personalabteilung werden beispielsweise Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Krankmeldungen bearbeitet. Hierzu zählen sowohl digitale Personalmanagementsysteme als auch klassische Personalakten in Papierform.

Im Vertrieb und Marketing werden Kundendaten, Bestellhistorien oder Newsletter-Abonnements verarbeitet, häufig in CRM-Systemen oder über E-Mail-Programme. Auch in der Buchhaltung und im Rechnungswesen spielen personenbezogene Daten eine zentrale Rolle, etwa bei der Verwaltung von Rechnungen, Gehaltsabrechnungen oder Spesenbelegen.

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Beispiele Verarbeitung aus Schulen und anderen Organisationen

Im Schulbereich werden Schüler- und Elterninformationen, Notenlisten sowie Anwesenheitsdaten sowohl digital in Schulverwaltungsprogrammen als auch in Klassenbüchern oder Formularen verarbeitet. Vereine erfassen und verwalten Mitgliederdaten, Beitragszahlungen und Veranstaltungsanmeldungen oft in Vereinsverwaltungssoftware, aber auch in Listen und Formularen.

Darüber hinaus finden sich personenbezogene Daten in Zutrittskontrollsystemen, Zeiterfassung, Videoüberwachung und Besucherlisten. Auch bei der Nutzung von Cloud-Diensten, Kommunikationsplattformen oder mobilen Endgeräten werden regelmäßig personenbezogene Informationen verarbeitet. Dabei müssen auch Adressbücher und andere Speicherorte bedacht werden.

Mitarbeiter sensibilisieren

Neben der Erfassung der Verarbeitungen, sollten auch die Mitarbeiter sensibilisiert werden. Sie sollten dabei darauf achten, wo personenbezogene Daten verarbeitet werden und auch bei der Bestandsaufnahme mit einbezogen werden.

Diese Vielzahl an Verarbeitungsorten zeigt: Der Schutz personenbezogener Daten betrifft sämtliche Bereiche und Prozesse einer Organisation – unabhängig davon, ob die Daten digital oder manuell verarbeitet werden. Ein umfassendes Datenschutzmanagement ist daher unerlässlich, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden und das Vertrauen von Mitarbeitenden, Kund*innen und Mitgliedern zu stärken.

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