Informationspflichten im Datenschutz: Was Unternehmen wissen und beachten müssen

Personenbezogene Daten und Betroffene – Grundbegriffe einfach erklärt

Im Datenschutzzusammenhang sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören Namen, Adressen, E-Mail-Adressen, Geburtsdaten oder auch Standortdaten. „Betroffene“ sind jene Personen, deren Daten von Unternehmen, Vereinen oder öffentlichen Stellen verarbeitet werden – zum Beispiel Kunden, Mitarbeiter oder Webseitenbesucher.

Wenn personenbezogene Daten verarbeitet werden, muss der Datenschutz umgesetzt werden. Dazu gehören unter anderem die Informationspflichten.

Was sind Informationspflichten im Datenschutz?

Sobald Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten – sei es beim Vertragsabschluss, im Bewerbungsverfahren oder beim Versand von Newslettern – greifen die sogenannten Informationspflichten nach der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO).

Das bedeutet: Betroffene haben ein Recht darauf zu erfahren, was mit ihren Daten passiert. Unternehmen sind wiederum gesetzlich verpflichtet, diese Informationen transparent, nachvollziehbar und verständlich bereitzustellen.

BLOG-TIPP: RECHTSGRUNDLAGEN ZUR VERARBEITUNG VON PERSONENBEZOGENEN DATEN

Umsetzung der Informationspflichten im Unternehmen

Zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben sollten Unternehmen ihren Umgang mit personenbezogenen Daten genau dokumentieren und Betroffene rechtzeitig informieren. Die wichtigsten Punkte, über die Betroffene informiert werden müssen, sind:

• Wer ist verantwortlich? Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen (z.B. das Unternehmen) sowie ggf. des Datenschutzbeauftragten.
• Zwecke und Rechtsgrundlagen: Warum werden die Daten erhoben und auf welcher rechtlichen Grundlage geschieht dies?
• Empfänger der Daten: Werden Daten an Dritte weitergegeben – zum Beispiel an externe Dienstleister oder Partnerfirmen?
• Dauer der Speicherung: Wie lange werden die Daten gespeichert bzw. wann werden sie gelöscht?
• Rechte der Betroffenen: Welche Rechte haben die Personen hinsichtlich Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch oder Datenübertragbarkeit?
• – Beschwerderecht: Hinweis auf das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.

In der Praxis erfolgt die Information meist über Datenschutzerklärungen, die auf Websites veröffentlicht, bei Verträgen angehängt oder im Rahmen von Anmeldeformularen bereitgestellt werden.

Wichtig ist: Die Informationen müssen leicht auffindbar, klar verständlich und vollständig sein. Wer zum Beispiel Daten im Rahmen von Marketingkampagnen erhebt, muss explizit auf die jeweiligen Zwecke und das Widerspruchsrecht hinweisen.

BLOG-TIPP: VERZEICHNIS VON VERARBEITUNGSTÄTIGKEITEN (VVT) NACH DS-GVO: PFLICHT, UMFANG UND ERSTE SCHRITTE FÜR UNTERNEHMEN

Warum die Einhaltung der Informationspflichten so wichtig ist

Die korrekte Umsetzung der Informationspflichten stärkt das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern. Sie ist zudem ein zentrales Element der rechtlichen Absicherung – denn Verstöße können zu Bußgeldern und Reputationsverlust führen.

Der Datenschutz soll vor allem die Menschen, also die Betroffenen schützen, mit denen Unternehmen und Organisationen arbeiten. Diese sollen wissen, wie ihre Daten verarbeitet werden, welche Daten verarbeitet werden, und die Daten sollen entsprechend geschützt werden. Daher sind gut umgesetzte Informationspflichten ein wichtiger Baustein für eine erfolgreiche Datenschutzstrategie.

Datenschutz schafft Sicherheit

Wird der Datenschutz in Unternehmen und Organisationen umfassend umgesetzt, trägt das auch zur sicheren Verarbeitung von Unternehmensdaten bei. Datenschutz schafft daher auch Sicherheit im Umgang mit der Verarbeitung unterschiedlichster Daten.

Wer sich bei der Umsetzung der Informationspflichten unsicher ist oder komplexere Verarbeitungen plant, sollte frühzeitig einen erfahrenen Datenschutzbeauftragten zurate ziehen. Professionelle Beratung hilft nicht nur, rechtliche Stolperfallen zu vermeiden, sondern unterstützt auch dabei, datenschutzgerechte Prozesse effizient und nutzerfreundlich zu gestalten.

Suchen Sie Unterstützung beim Thema Datenschutz und Informationspflichten?

Gerne beraten wir Sie individuell zu allen Fragen rund um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen – nehmen Sie Kontakt auf für ein unverbindliches Erstgespräch.

Das Team von Datenschutzberater.NRW bietet Organisationen unterschiedlicher Art Beratung im Datenschutz an. Mit unseren Fachleuten aus dem Bereich Datenschutz, IT und Steuerrecht erstellen wir Ihnen gerne ein individuelles Angebot für eine Datenschutz-Erstberatung, die Betreuung durch einen externen Datenschutzbeauftragten und entwickeln ein für Sie passendes Konzept. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.

Wir betreuen Mandanten bundesweit. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot. Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.