Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) aktuell halten, um den Datenschutz umzusetzen
Das VVT ist ein zentraler Bestandteil des Datenschutzes und bildet die Grundlage für eine effektive Umsetzung. Dabei sollte es aktuell sein und regelmäßig bearbeitet werden.
Inhaltsverzeichnis
Worauf Unternehmen achten sollten
Das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (VVT) ist ein zentrales Instrument im Datenschutzmanagement und gehört zu den wichtigsten operativen Aufgaben, die Unternehmen und Organisationen im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) erfüllen müssen.
Die Erstellung und laufende Pflege dieses Verzeichnisses ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern schützt auch personenbezogene Daten bei deren Verarbeitung und somit auch die Betroffenen. Ein VVT ist dabei eine wichtige Grundlage, um den Datenschutz, also den Schutz der Daten bei der Verarbeitung überhaupt umsetzen zu können.
Was ist das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten?
Das VVT ist eine strukturierte Übersicht aller Prozesse, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Es dokumentiert detailliert, welche Daten zu welchem Zweck, auf welcher Rechtsgrundlage und durch wen verarbeitet werden.
Darüber hinaus werden Empfänger der Daten, Übermittlungen in Drittländer, Löschfristen und technische sowie organisatorische Maßnahmen zum Schutz der Daten festgehalten.
Wer ist zur Führung eines VVT verpflichtet?
Grundsätzlich sind alle Unternehmen und Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, zur Führung eines VVT verpflichtet. Ausnahmen gelten lediglich für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitenden, sofern die Datenverarbeitung nur gelegentlich erfolgt und keine besonderen Risiken für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen bestehen. In der Praxis betrifft die Verpflichtung jedoch nahezu alle Unternehmen und Organisationen, unabhängig von Größe oder Branche.
Warum ist das VVT so wichtig?
Das VVT dient nicht nur der eigenen Übersicht, sondern ist ein zentrales Nachweisinstrument gegenüber Aufsichtsbehörden. Im Falle einer Datenschutzprüfung muss das Verzeichnis auf Verlangen vorgelegt werden können. Ein vollständiges und aktuelles VVT ist daher ein Zeichen für gelebten Datenschutz und minimiert das Risiko von Sanktionen.
BLOG-TIPP: DAS VERZEICHNIS VON VERARBEITUNGSTÄTIGKEITEN (VVT): UNVERZICHTBAR FÜR DEN DATENSCHUTZ
Die Erstellung des VVT: Schritt für Schritt
1. Identifikation aller Verarbeitungstätigkeiten: Zunächst werden sämtliche Prozesse im Unternehmen erfasst, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden – von der Personalverwaltung über die Kundenbetreuung bis hin zum Marketing.
2. Erhebung der relevanten Informationen: Für jede Verarbeitungstätigkeit werden die in der DS-GVO geforderten Angaben zusammengetragen, darunter:
- Zweck der Verarbeitung
- Kategorien betroffener Personen und Daten
- Empfänger der Daten
- Übermittlungen in Drittländer
- Löschfristen
- Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen
3. Dokumentation: Die gesammelten Informationen werden in einer strukturierten Form dokumentiert. Hierfür bieten sich spezielle Datenschutz-Management-Tools oder Vorlagen an, die eine übersichtliche Darstellung und spätere Pflege erleichtern.
BLOG-TIPP: BESTELLPFLICHT DATENSCHUTZBEAUFTRAGTER NACH DS-GVO
Die laufende Pflege und Aktualisierung des VVT
Die einmalige Erstellung des VVT reicht nicht aus. Die DS-GVO verlangt, dass das Verzeichnis stets aktuell gehalten wird. Jede neue Verarbeitungstätigkeit, jede Änderung bestehender Prozesse und jede Anpassung der technischen und organisatorischen Maßnahmen muss zeitnah im VVT dokumentiert werden.
Es empfiehlt sich, das Verzeichnis mindestens einmal jährlich zu überprüfen und zu aktualisieren – oder auch häufiger, wenn sich relevante Prozesse ändern.
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Wir betreuen Mandanten bundesweit. Lesen Sie mehr zu unserem individuellen Angebot. Dieser Artikel dient zur allgemeinen Erstinformation, ersetzt keine fachliche und individuelle Beratung und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Wenn Sie sich unsicher sind, ob Sie den Datenschutz ausreichend umsetzen, dann lassen Sie sich von uns professionell beraten.
